Samodzielne prowadzenie księgowości w małej firmie – czy warto?

Dodano: 20.05.2020

Prowadzenie firmy wiąże się z koniecznością ponoszenia kosztów jej utrzymania oraz obligatoryjnych zobowiązań w postaci np. składki ZUS czy podatków narzuconych przez obowiązujące regulacje prawne. Każde kolejne obciążenie finansowe zwiększa wysokość kosztów, czasami nawet dość drastycznie. Trudno się w tym kontekście dziwić, że właściciele firm (zwłaszcza małych) szukają możliwości obniżenia kosztów działalności. Jedną z częściej rozważanych opcji jest samodzielne prowadzenie księgowości zamiast powierzania tej kwestii księgowej. Chociaż trudno dyskutować z faktem, iż zajęcie się księgowością na własną rękę może być źródłem oszczędności, decyzja ta powinna być jednak gruntownie przemyślana. Dlaczego?

Samodzielne prowadzenie księgowości – obowiązki

Zanim przejdziemy dalej należy uświadomić sobie, czym de facto jest mała firma. Otóż zgodnie z obowiązującymi w Polsce regulacjami prawnymi jest to taki podmiot gospodarczy, który w ciągu dwóch ostatnich lat zatrudniał nie więcej niż 50 pracowników i osiągał obrót w skali roku zawierający się pomiędzy 2 a 10 mln. euro (dotyczy to również sumy aktywów bilansu przedsiębiorstwa sporządzonego na koniec jednego z tych lat).

Jakie zatem obowiązki spoczywają na przedsiębiorcy, który sam zajmuje się księgowością? Przede wszystkim musi on pamiętać o tym, by:

  • opłacić wymagane składki ZUS,
  • odprowadzić zaliczki na podatek dochodowy,
  • prowadzić księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów (zależnie od formy opodatkowania, jaką wybrał przedsiębiorca zakładając firmę),
  • prowadzić rejestry VAT (w przypadku rejestracji do VAT),
  • ewidencjonować przebieg prywatnego pojazdu, jeżeli jest on wykorzystywany przez firmę do prowadzenia działalności,
  • ewidencjonować wyposażenie o wartości przekraczającej 1500 zł,
  • ewidencjonować środki trwałe i wartości niematerialne oraz prawne (w przypadku zakupów na kwotę powyżej 3500 zł),
  • wypełniać oraz składać deklaracje podatkowe.

Ponadto na każdym przedsiębiorcy, który prowadzi księgowość na własną rękę, spoczywa obowiązek przechowywania dokumentów podatkowych firmy przez okres nie krótszy niż 5 lat od końca roku, w którym zostało złożone roczne zeznanie za ten rok podatkowy.

Obowiązków jest więc całkiem sporo i chociaż część z nich da się zautomatyzować dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu księgowemu, to i tak zajmą pojedynczemu człowiekowi dość dużo czasu nawet przy założeniu, że jest to osoba, która ma przynajmniej podstawowe pojęcie o zagadnieniach księgowych i która interesuje się zmianami w obrębie prawa księgowego. A to przecież nie jest regułą. 
Warto w tym kontekście również zauważyć, że czas poświęcony na samodzielne prowadzenie księgowości przedsiębiorca mógłby wykorzystać np. na opracowywanie strategii biznesowej, dotarcie do nowych klientów czy pozyskanie źródeł finansowania działalności. Krótko mówiąc: na zwiększanie rentowności firmy.

Samodzielne prowadzenie księgowości – zagrożenia

Poza wspomnianym już powyżej faktem czasochłonności prowadzenia księgowości samodzielnie przez przedsiębiorcę, istnieją jeszcze inne zagrożenia, których należy być świadomym. Pierwszym z nich jest możliwość popełnienia błędu zarówno w trakcie wprowadzania danych do oprogramowania księgowego, jak i np. podczas kwalifikowania danego wydatku jako kosztu podatkowego. Omyłki w tych kwestiach mogą skutkować nałożeniem wysokich kar (znacznie wyższych, niż miesięczny koszt korzystania z usług zewnętrznego biura rachunkowego) w przypadku przeprowadzenia kontroli przez uprawnione do tego organy skarbowe.

Kolejnym istotnym problemem jest konieczność bycia na bieżąco z aktualnymi regulacjami prawnymi w zakresie księgowości – każde biuro księgowe ma taki obowiązek i dokłada starań, by wszyscy zatrudnieni pracownicy zapoznawali się ze zmianami w prawie. W przypadku samodzielnego prowadzenia księgowości przedsiębiorca musi sam zadbać o to, by także znać wszelkie nowe regulacje oraz zmiany w obowiązujących przepisach. Każde zaniedbanie w tym zakresie może zakończyć się poniesieniem odpowiedzialności karnej i skarbowej nawet za błędy i zaniedbania popełnione nieświadomie lub w wyniku braku odpowiedniej wiedzy.

Wynajęcie księgowej – korzyści

Podstawową korzyścią w przypadku wynajęcia księgowej jest to, że obsługą rozliczeń księgowych zajmie się osoba posiadająca do tego odpowiednie kompetencje zawodowe. Przekłada się to nie tylko na pewność dokonywania wszelkich rozliczeń zgodnie z aktualnie obowiązującą literą prawa, ale także na pewność, że nawet w razie ewentualnego błędu (każdy jest tylko człowiekiem) przedsiębiorca nie będzie odpowiadał za niego własnym majątkiem, ponieważ profesjonalne biura rachunkowe posiadają stosowne ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.

Pozostałe korzyści to przede wszystkim:

  • możliwość skorzystania z wiedzy opartej na aktualnych regulacjach prawnych, by dodatkowo obniżyć koszty prowadzenia firmy,
  • poprawa efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa dzięki możliwości skupienia uwagi przez właściciela na kwestiach związanych bezpośrednio z wynikami finansowymi i możliwościami ich poprawy,
  • terminowość w zakresie składania wymaganych rozliczeń i regulowania opłat na rzecz organów skarbowych i podatkowych,
  • możliwość zaliczenia usług księgowych do kosztów prowadzenia firmy. 

Koszt wynajęcia księgowej w małej firmie

Miesięczny koszt prowadzenia księgowości przez zewnętrzne biuro rachunkowe lub księgową jest zależny od szeregu czynników, wśród których na pierwsze miejsce wysuwa się wielkość zatrudnienia, liczba dokumentów wystawianych w ciągu miesiąca rozliczeniowego, a także przyjęty typ opodatkowania. Z reguły im bardziej skomplikowana księgowość w firmie, tym wyższe będą koszty jej obsługi przez biuro księgowe, ale warto pamiętać, że kwoty te są znacząco niższe od potencjalnych kar związanych z błędami popełnionymi w przypadku samodzielnego prowadzenia rozliczeń księgowych przez przedsiębiorcę. Najlepszym pomysłem w każdym przypadku jest bezpośredni kontakt z biurem rachunkowym, by uzyskać precyzyjną wycenę usług.

Które biuro rachunkowe wybrać?

Obecnie nie ma żadnych wymogów ani uprawnień, które trzeba posiadać, by prowadzić biuro rachunkowe. To oznacza, że tego rodzaju działalność może prowadzić dosłownie każdy – nawet osoby nieposiadające do tego kompetencji ani wiedzy. Istnieje jednak pewien sposób, by zweryfikować kwalifikacje danej osoby, o ile rozpoczęła ona swą działalność przed 2014 rokiem. Do 10 sierpnia 2014 wymagano bowiem do prowadzenia działalności rachunkowej imiennego certyfikatu wydanego przez Ministra Finansów. Księgowi posiadający wieloletnie doświadczenie w branży będą posiadać taki dokument – a dla potencjalnego klienta jest on potwierdzeniem, iż dana osoba faktycznie zajmuje się księgowością od lat.

Ważną kwestią jest zakres posiadanego przez dane biuro ubezpieczenia OC. Jest ono wprawdzie obowiązkowe, ale w wielu przypadkach wykupowane jest jedynie w minimalnym wymaganym zakresie (10 000 euro i podstawowe rodzaje odpowiedzialności). Warto więc sprawdzić, na jaką faktycznie kwotę ubezpieczone jest biuro rachunkowe, z którego usług zamierzamy skorzystać, a także dopytać o zakres tego ubezpieczenia – np. w przypadku zatrudniania kilkudziesięciu pracowników ogromne znacznie będzie mieć fakt posiadania ubezpieczenia kadr i płac.

Koniecznie należy także zweryfikować zakres świadczonych usług, dostępne sposoby kontaktu z pracownikami biura (telefon, e-mail itp.) oraz godziny, w jakich będzie to możliwe. Dla przedsiębiorców spoza granic Polski prowadzących interesy na jej terytorium istotnym czynnikiem będzie obsługa w języku angielskim i doświadczenie w prowadzeniu księgowości dla podmiotów zagranicznych – jednym z nielicznych biur oferujących tego rodzaju usługi jest Biuro Rachunkowe GOWA, zapewniające kompleksową obsługę księgową firmom polskim i zagranicznym niezależnie od formy prowadzenia działalności czy wielkości przedsiębiorstwa.

Na koniec warto dodać, że sama cena usług księgowych nigdy nie powinna być jedynym czynnikiem, od którego uzależnimy decyzję co do wyboru danego biura księgowego: bardzo niskie ceny przekładają się zwykle na adekwatnie niskie kompetencje pracowników, niskie ubezpieczenie OC oraz niski poziom obsługi. W kontekście potencjalnych konsekwencji tak prowadzonej księgowości naprawdę się to nie opłaca. Podsumowując zatem trzeba powiedzieć wprost: dla małej firmy, zwłaszcza takiej, w której generowanych jest wiele dokumentów księgowych miesięcznie, wynajęcie profesjonalnego biura rachunkowego czy zewnętrznej księgowej to najrozsądniejsze wyjście zarówno pod względem oszczędności czasu jak i bezpieczeństwa rozliczeń.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *